Printversie van de Handreiking AVG

Als trainer, contactpersoon, bestuurder, vrijwilliger of medewerker van Atletiekvereniging SPRINT (SPRINT) krijg je persoonsgegevens onder ogen. Deze gegevens zijn altijd vertrouwelijk van aard. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staan voorschriften hoe je hiermee moet omgaan. Deze voorschriften zijn niet op de praktijk gericht. Daarom is deze handreiking geschreven. Deze handreiking vervangt niet de wet, maar geeft wel een richting aan hoe we binnen SPRINT hiermee omgaan.

Het recht op bescherming van persoonsgegevens is overigens  geen absoluut recht maar moet altijd afgewogen worden tegen andere grondrechten, zoals vrijheid van meningsuiting en van informatie en artistieke vrijheid.

Deze handreiking probeert op een aantal veel gestelde vragen over de toepassing van de AVG een antwoord te geven. Deze antwoorden zullen niet altijd alle gevallen dekken. Schroom daarom niet als iets niet helemaal duidelijk is om de vraag voor te leggen. Stuur daarvoor een mail naar administratie@avsprint.nl. Of spreek een van de leden van de werkgroep AVG aan (Natasja Bijleveld, Petra Kwerreveld, Stan Gielen of Kees Snepvangers).

1. Wat zijn persoonsgegeven?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon of iets zeggen over die persoon. Dit beperkt zich niet alleen tot de naam, maar ook de beschrijving als “kaal hoofd met een grote moedervlek in de hals” kan een persoonsbeschrijving zijn die valt onder de privacybescherming, en  is daarmee dus vertrouwelijk.

SPRINT is een vereniging waarbij het sociaal aspect een wezenlijk onderdeel uit maakt van het lidmaatschap. Anonieme leden kennen wij dan ook niet. Maar dit betekent nog niet dat een lid alles mag/moet weten van andere leden. En ook niet alle informatie mag delen. Wat je mag weten en delen is afhankelijk van het doel waarvoor. De wet zegt heel nadrukkelijk dat je geen persoonsgegevens mag verzamelen of delen omdat het weleens van pas kan komen of handig is om verder te vertellen.

Voor bestanden zoals lijstjes en overzichten is in de AVG bepaald dat hiervoor bijzondere eisen gelden. Een bestand onder de AVG is een gestructureerde verzameling persoonsgegevens die via een bepaalde logica toegankelijk is. Dit hoeft niet digitaal zijn. Ook een archiefkast of een geordende verzameling naamkaartjes valt hieronder. Of  handgeschreven lijstjes. Wat losse papieren op een bureau met daarin de namen van personen vormen geen bestand.

2. Geheimhoudingsverklaring

SPRINT gaat er van uit dat je vertrouwelijk omgaat om persoonsgegevens. Om deze afspraak vast te leggen is er de geheimhoudingsverklaring. Deze moet iedereen ondertekenen die vanuit zijn functie persoonsgegevens onder ogen krijgt. Kan het zonder? Helaas niet. SPRINT moet kunnen aantonen dat zij de nodige maatregelen heeft genomen om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen.

3. Ledenlijst

Als we elkaar niet kennen, dan kunnen we ook geen vereniging zijn. Daarom is er de mogelijkheid met name voor trainers, contactpersonen en coördinatoren om bij de administratie een overzicht van leden op te vragen. Je krijgt uitsluitend een lijst voor een bepaald doel. Dit kan bijvoorbeeld een overzicht zijn van de atleten van jouw trainingsgroep. Wil je bijvoorbeeld weten wie er bij een ander trainer lopen omdat het leuk is om te weten,  dan staat de AVG  dit niet toe.

Ook mag je zonder nadrukkelijk toestemming van een lid geen persoonsgegevens delen. Staat op de lijst die je als trainer ontvangen hebt, bijvoorbeeld het adres van een atleet die een bijzonder jubileum heeft, dan mag je dat niet aan een van de leden van jouw trainingsgroep geven voor het bezorgen van een bloemetje.

Voor overzichten kun je altijd langs gaan bij de administratie van SPRINT. Als je e-mailadres door de administratie geverifieerd is, dan kan dat ook per e-mail. De basis voor de lijsten is de ledenadministratie. Dit zijn de enige lijsten die je als trainer, contactpersoon, coördinator of vrijwilliger mag gebruiken! Eigen lijstjes met daarop bijvoorbeeld de oud-leden van de trainingsgroep mogen niet meer. Tenzij je van iedereen die er staat schriftelijke toestemming hebt.

Lijsten worden uitsluitend digitaal verstrekt als je de beveiliging van je computer up-to-date is. Dat wil zeggen:  de laatste updates van de virusscanner en de veiligheidsupdates van het besturingssysteem en de software zijn geïnstalleerd. Je tekent hiervoor in de geheimhoudingsverklaring.

Voor trainers, contactpersonen en coördinatoren  zijn er verschillende lijsten

a. Groepslijst

Deze lijst mag gedeeld worden met de leden van de trainingsgroep tenzij er leden opstaan die jonger zijn dan 16 jaar[1]:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Het doel van deze lijst is dat leden onderling met elkaar contact kunnen leggen. Deze lijst mag niet gebruikt worden om leden ongevraagd in bijvoorbeeld een Whatsapp groep of Facebookgroep toe te voegen. Hiervoor is de nadrukkelijke toestemming van het lid nodig.

Niet ieder lid stelt het op prijs dat bekend is wanneer zijn verjaardag is. In principe deze informatie dus niet verzamelen, zorg dat je in ieder geval heel terughoudend bent bij het verzamelen van data van verjaardagen.

Deze lijsten kunnen uitsluitend door de trainers en/of contactpersoon aangevraagd worden. Uitsluitend zij mogen de lijst onder de groepsleden verdelen. De leden van de trainingsgroep worden hierbij gewezen op:

  • De vertrouwelijkheid van de lijst en
  • Dat deze met niemand gedeeld mogen worden, ook niet de eigen groepsleden en
  • Dat bij digitale lijsten de beveiliging van de computer (virusscanner, besturingssysteem, software) up-to-date moet zijn.

[1] Bij leden jonger dan 16 jaar gelden extra eisen voor het delen van gegevens.

b.    Lijst eigen trainingsgroep voor trainers en contactpersonen

  • Voornaam
  • Achternaam
  • ICE
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Adres
  • Postcode en woonplaats
  • Geboortedatum

Het doel van deze lijst is naast het maken van trainingsschema’s e.d. , om te kunnen handelen in geval van nood. Daarvoor is het ICE-nummer op de lijst opgenomen.

Ook voor deze lijst geldt dat deze niet gebruikt mag worden om leden ongevraagd in bijvoorbeeld een Whatsapp groep of Facebookgroep toe te voegen. Hiervoor is de nadrukkelijke toestemming van het lid nodig.

Het toevoegen van gegevens aan de lijst over bijvoorbeeld de gezondheid van een atleet is niet zonder meer toegestaan; daarvoor is extra toestemming nodig. Zie hierna.

Deze lijsten van de eigen trainingsgroep zijn persoonlijk en voorzien van een wachtwoord (Excel). Iedere trainer van de groep moet zelf de lijst opvragen.

c. Lijst voor coördinatoren

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Adres
  • Postcode en woonplaats
  • Leeftijd

Het doel van deze lijst is om de bezetting van de trainingsgroepen te kunnen bewaken en zo nodig te kunnen bijsturen. Op de lijst staan alleen die atleten, trainers en contactpersonen die onder de coördinator vallen.

Ook voor deze lijst geldt dat deze niet gebruikt mag worden om leden ongevraagd in bijvoorbeeld een Whatsapp groep of Facebookgroep toe te voegen. Hiervoor is de nadrukkelijke toestemming van het lid nodig.

Het toevoegen van gegevens aan de lijst over bijvoorbeeld de gezondheid van een atleet is niet zonder meer toegestaan; daarvoor is extra toestemming nodig. Zie hierna.

Deze lijsten zijn persoonlijk en voorzien van een wachtwoord (Excel). Iedere coördinator moet zelf de lijst opvragen.

d. Andere lijsten

Voor andere functies zoals bijvoorbeeld de jurycoördinator, worden door de administratie lijsten op maat gemaakt. Ook hier geldt dat er niet meer gegevens worden verstrekt dan strikt noodzakelijk is voor het doel.

Vernietigen oude lijsten

Als er een nieuwe lijst is, dan moet de oude vernietigd, dan wel gewist worden. Om jou en anderen hierop te attenderen, staat onder iedere lijst een zogeheten disclaimer.

4.  Gezondheid

Blessures en de gezondheid kunnen invloed hebben op het functioneren in de groep of kunnen een aanpassing in de trainingen noodzakelijk maken. In principe worden hiervan geen aantekeningen gemaakt op lijsten. Wel is  het een goede gewoonte om net als  bijvoorbeeld sportscholen te vragen of er blessures zijn waarmee rekening gehouden moet worden.

Het is mogelijk dat een atleet het niet wenselijk acht dat de hele groep hiervan weet. En dat het ook ongewenst is dat betrokkene het zelf aan alle andere trainers van de groep vertelt. In dat geval mag de trainer zelf de informatie delen met hen voor wie het belang is, mits er vooraf schriftelijke toestemming van betrokkene is verkregen. Het document met de toestemming (handtekening) moet bij de administratie ingeleverd worden.

Informatie over de gezondheid wordt in beginsel niet op papier bewaard, maar digitaal opgeslagen met een wachtwoord. Eventuele documenten worden in een afsluitbare kast gearchiveerd.

5. Persoonlijke situatie

Het uitgangspunt is dat gegevens over iemands persoonlijke situatie, zoals gehuwd, geloofsovertuiging of politieke voorkeuren niet verzameld mogen worden en mogen daarom ook niet op lijsten gezet worden.

In de praktijk kan het voorkomen  dat iemand verteld iets over zijn privé-situatie of werk. Behandel dit altijd vertrouwelijk en deel het met niemand.

Soms is dat informatie die direct invloed heeft op zijn of haar functioneren in de groep. Het kan belangrijk zijn dat andere (assistent-)trainers hiervan kennis nemen. Vraag dan altijd of de atleet dit zelf aan de andere trainers wil vertellen. Als een trainer  het zelf wil delen met de andere trainers, dan is hiervoor altijd de schriftelijke toestemming van de betrokkene nodig. Het document met de toestemming (handtekening) moet bij de administratie ingeleverd worden.

6. Facebook, social media, whatsapp

Er zijn geen restricties voor groepsapps en groepspagina’s op social media als alleen de leden van de trainingsgroep hier toegang toe hebben. Dit betekent nog niet dat  alles zonder meer geplaatst mag worden. Alleen informatie die relevant is van de trainingsgroep in zijn totaliteit mag  geplaatst worden. En natuurlijk is iedereen terughoudend in het delen van persoonsinformatie.

Er zijn ook groepen/pagina’s waar weliswaar iedereen een bericht kan lezen, maar alleen de leden van de groep kunnen een bericht plaatsen. In deze groepen wordt geen persoonsinformatie gedeeld anders dan bijvoorbeeld praktische informatie, zoals: “Vanavond verzorgt Jan de training”.

Alles wat op de Social Media wordt geplaatst, valt onder  het auteursrecht. Ook foto’s. Je hoeft daarvoor geen professioneel journalist of fotograaf te zijn. Je hebt toestemming van de maker nodig om een artikel of foto te plaatsen. Respecteer dat en plaats in ieder geval een naamsvermelding als je het artikel of de foto niet zelf hebt gemaakt.

De beheerder van de hiervoor genoemde groepen/pagina’s is in principe de trainer of contactpersoon.

7.  Nieuwsitems

Nieuws is wat er gebeurt in de wereld. Nieuws gaat dus niet alleen over wereldzaken, maar kan ook gaan over de atleet die laatste over de streep komt. Voor nieuws is er een journalistieke vrijstelling mits dit nieuws objectief gebracht wordt en mensen op het verslag kunnen reageren. Een auteur of fotograaf hoeft geen perskaart e.d. te hebben om onder de journalistieke vrijstelling te vallen.

Verslagen van wedstrijden vallen onder de journalistieke vrijstelling. De verslagen moeten daarvoor wel feitelijk zijn. De persoonlijke mening van de auteur moet daarom op de achtergrond blijven. Een goed voorbeeld zijn de atletiekverslagen van Wouter Schelvis in BN De Stem. De felicitatie voor een behaalde prestatie is ook een nieuwsitem en moet objectief geformuleerd worden. Bijvoorbeeld: “SPRINT feliciteert X met deze bijzondere prestatie.”

Er hoeft dus geen toestemming te worden gevraagd om de naam van een atleet te noemen in een wedstrijdverslag.  Een verslag van een training kan ook een nieuwsitem zijn.

Verslagen vallen onder het auteursrecht. Daarom moet de auteur toestemming geven en moet de naam van de auteur vermeld worden.

8. Nieuwsfoto’s

Foto’s en een fotoverslag van een wedstrijd vallen ook onder de journalistieke vrijstelling, mits het gezien kan worden als een nieuwsitem. Ook een verslag van een training of een foto ervan kan een nieuwsitem zijn.

Ondanks de journalistieke vrijstelling zijn er nog beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. Foto’s en andere opnamen van personen mogen niet gepubliceerd worden als deze:

  • Niet in een openbare ruimte (voor publiek toegankelijke ruimte) zijn gemaakt;
  • In opdracht van de geportretteerde of zijn of haar (wettelijke) vertegenwoordiger zijn gemaakt;
  • Gênant, kwetsend, beschamend, van een intiem karakter zijn;
  • Stiekem, door context onrechtmatig of met een onrechtmatig doel zijn gemaakt.

Als sportvereniging wil  SPRINT een gezond en sportief beeld uitstralen. Dus  geen foto’s van leden met een glas bier of met een sigaret.

Er hoeft dus geen toestemming aan degenen op de foto van een wedstrijd gevraagd te worden. Wel moeten de foto’s voldoen aan de criteria zoals hiervoor genoemd.

Foto’s vallen onder het auteursrecht. Dit betekent dat de fotograaf toestemming voor publicatie moet geven en moet de naam van de fotograaf vermeld worden.

9. Smoelenboek

Foto’s horen ook tot het leven van alledag en worden volop gedeeld in familie- en vriendenkring. Ze vallen ook onder de werkingssfeer van de AVG. Mensen zouden daarom bezwaar kunnen maken tegen publicatie . Zorg er daarom voor dat niemand tegen zijn wil op de foto komt. En even belangrijk is dat het “normale” foto’s zijn.

10. Bewaren e-mails

Zodra een e-mail, ontvangen of verzonden in het kader van SPRINT, afgehandeld is, dan moet deze binnen vier weken gewist/verwijderd worden. Ook de prullenbak moet dan geleegd worden!

E-mails mogen niet bewaard worden omdat het nog wel eens van pas kan komen. Alleen als er duidelijk doel is mogen e-mails bewaard worden. Bijvoorbeeld omdat er gemaakte afspraken instaan. Zodra dit doel voorbij is, moet de e-mail als nog verwijderd worden.

11. Mail naar de leden van de trainingsgroep

Gebruik in principe altijd BCC. Is het aantal ontvangers van de mail beperkt en kennen zij elkaar goed,  dan is BCC niet strikt noodzakelijk. Wees je er wel van bewust dat het niet gebruiken van BCC al snel leidt tot een data-lek als er per ongeluk één persoon tussenstaat die een onbekende is voor een of meerdere van de overige ontvangers van de mail.

Vermeld in de aanhef van de mail altijd voor wie deze bestemd is. En ook degenen die de mail ter informatie ontvangen.

12. Persoonlijke trainingsschema’s en monitoring

Als je als trainer een afspraak maakt voor een persoonlijk trainingsschema en voor het bijhouden van de vorderingen van een atleet dan moet deze afspraak schriftelijk bevestigd worden.  De atleet moet aanvullende toestemming geven om zijn persoonsgegevens te verwerken. Is de atleet jonger dan 16 jaar dan moet de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk toestemming geven .

13. Wedstrijden en publiceren uitslagen

Als een atleet voor een wedstrijd ingeschreven is, dan is er een rechtvaardigheidsgrond op basis waarvan startlijsten en uitslagen gepubliceerd mogen worden. Wel mogen er niet meer gegevens gepubliceerd worden dan nodig is voor het doel, danwel  gedeeld worden met officials, juryleden, tijdwaarnemening etc. Dit is ook vastgelegd in artikel 24 van het wedstrijdreglement.

Microfonisten houden vaak lijsten bij van de prestaties van de deelnemende atleten. Als deze gegevens komen uit openbare bronnen dan is er geen voorbehoud  vanuit de AVG voor het gebruik ervan. Natuurlijk gelden wel de normale “omgangsvormen”. Een live verslag van een wedstrijd is een nieuwsitem en valt daardoor onder journalistieke vrijstelling. Dit geldt ook voor uitslagen op een groot digitaal scherm.